Avtal är själva grunden för alla affärsrelationer. Trots det ser vi fortfarande många organisationer som hanterar sina avtal manuellt, i ostrukturerade mappar, e-posttrådar eller i Excel-ark. Den här typen av hantering skapar stora risker, som missade förfallodatum, otydlig ansvarsfördelning och i värsta fall rättsliga tvister som kan bli mycket kostsamma.

En särskilt kritisk risk är när ansvariga personer för avtal lämnar organisationen utan att en korrekt överlämning sker. Det skapar en kunskapslucka och kan göra att viktiga avtal hamnar i glömska eller missköts. I sådana fall är det svårt att snabbt ta kontroll och undvika negativa konsekvenser.

Våra insikter från verkligheten

Genom åren har vi arbetat med ett brett spektrum av organisationer inom både privat och offentlig sektor, och det är tydligt att brister i avtalshanteringen ofta är en dold men allvarlig risk. Några av de vanligaste och mest kostsamma utmaningarna vi sett är:

• Fragmenterad lagring av avtal
  Avtal finns ofta utspridda i olika mappar, e-postlådor och system, vilket gör det svårt att hitta rätt version snabbt. Det leder till ineffektivitet och ökar risken för att beslut baseras på felaktig eller föråldrad information.
• Otydlig ansvarsfördelning och ägarskap
  Många organisationer saknar tydliga roller för vem som ansvarar för att följa upp avtal. När ansvariga slutar utan att dokumentera eller lämna över, försvinner viktig kunskap och avtalen riskerar att glömmas bort eller hanteras inkorrekt.
• Missade deadlines och påminnelser
  Förfallodatum för förnyelse eller uppsägning hanteras ofta manuellt eller via ad hoc-påminnelser. Det leder till att organisationer riskerar att fastna i avtal som inte längre är fördelaktiga eller går miste om viktiga möjligheter att omförhandla.
• Brister i spårbarhet och revision
  Vid en revision eller juridisk tvist är det avgörande att snabbt kunna visa avtalets giltighet, ändringar och vem som godkänt vad. Oorganiserade avtal försvårar detta och kan leda till problem och ekonomiska sanktioner.
• Svårt att skapa överblick och rapportering
  Utan en centraliserad plattform är det svårt att få en helhetsbild över avtalens status, villkor och kopplingar till andra processer. Det försvårar strategisk planering och styrning.
• Tekniska och organisatoriska silos
  Avtalshanteringen engagerar ofta flera avdelningar, exempelvis juridik, inköp och ekonomi. Bristande integration och samordning mellan dessa gör att viktig information faller mellan stolarna.

Vi har också noterat att många organisationer saknar en långsiktig strategi för avtalshantering. I stället hanteras det som en löpande administrativ uppgift utan tydliga mål eller investeringar i rätt verktyg och processer.

Våra erfarenheter visar att för att komma till rätta med dessa problem krävs en kombination av teknisk lösning, tydliga processer och ansvarsfördelning samt kontinuerlig uppföljning och förbättring.

Hur vi hjälper er

Vi har utvecklat lösningskoncept baserade på SharePoint som ger er en central och säker plattform för avtalshantering. Våra lösningar kan hantera allt från grundläggande dokumentlagring och påminnelser till avancerade arbetsflöden som följer just era processer.

Vi förstår att varje organisation är unik, och därför arbetar vi alltid nära er för att anpassa lösningen efter era behov. Oavsett om ni behöver ett snabbt och färdigt system eller en mer skräddarsydd implementation, finns vi med hela vägen.

Ta kontroll över era avtal – undvik onödiga kostnader och risker

Vi vet att en väl fungerande avtalshantering sparar både tid och pengar, och inte minst ger trygghet i affärerna. Om ni vill veta mer om hur ni kan minska riskerna och öka kontrollen över era avtal, boka gärna ett möte med oss.

Vi erbjuder en kostnadsfri konsultation där vi går igenom era behov och tillsammans hittar den bästa lösningen för just er.

Vill du komma i kontakt med oss gällande denna artikel?